Building business processes in a company

Вводные

Наверняка вы слышали такие выражения как «бизнес — это система», «бизнес — это процессы».

Оба термина можно охарактеризовать как формирование состояния компании, при котором обеспечиваются прогнозируемые результаты и высокий уровень организационной взаимозаменяемости, за счет применения процессного подхода, подходящей управленческой структуры и необходимых систем автоматизации.

Меня зовут Ярослав Черных, я профессиональный бизнес-архитектор и консультант по управлению, с практическим стажем с 2016 года в промышленном секторе.

И в этой статье я поделюсь последовательностью действий, как правильно выстроить и систематизировать бизнес-процессы предприятия, не совершая при этом ошибок.

Больше материалов вы также можете найти в моем тематическом канале.

Систематизация бизнес-процессов: что нужно делать?

Итак, давайте разберем базовую методику, что необходимо сделать, чтобы постепенно начать описывать и выстраивать структуру процессов в компании.

Перед началом важно определить цели и формализовать планируемые результаты – что хотим получить на выходе:

• повысить прозрачность и прослеживаемость процессов;
• оптимизировать процессы и снизить операционные расходы;
• провести подготовку для автоматизации.

Это задаст правильный вектор для работ, и поможет рабочей группе сфокусироваться на конкретных аспектах.

Важно выделить под лидирование данного проекта отдельного человека в компании, либо пригласить внешнего консультанта.

Шаг 1 - Выделить направления деятельности

Первым шагом проводится идентификация направлений деятельности – на чем специализируется компания, какие продукты или услуги производит.

Для наглядности лучше визуализировать в виде специализированной диаграммы на базе нотации ArchiMate, либо в упрощенном формате с использованием Excel и конструктора SmartArt – инструмент не принципиален.

Шаг 2 - Определить основные бизнес-процессы

На основе полученных данных выделяются бизнес-процессы, которые обеспечивают работу и входят в состав указанного направления.

Для этого достаточно начать с входов и выходов процесса, необходимых ресурсов, реализующих конкретное направление деятельности. Данное представление можно выполнить с помощью нотации IDEF0 или ArchiMate, либо воспользовавшись любым удобным инструментом для построения диаграмм – MS Visio, Draw.io.

Получившиеся процессы для удобства делятся на 3 группы:

• основные;
• обеспечивающие;
• управленческие.

Шаг 3 - Декомпозировать основные процессы

Следующим действием является декомпозиция (дробление) каждого процесса на составляющие. Количество итераций декомпозиции процессов зависит от обозначенных целей проекта:

• для разграничения ответственности и функционала сотрудников подходит 2 или 3 уровень;
• для целей автоматизации потребуется повышенная степень детализации, 4–5 уровень.

Это сложный этап, особенно если до этого работа по этому направлению не проводилась. Отмечу, что не стоит идти от функций конкретных подразделений, чтобы не получить искаженную процессную архитектуру.

На итог должна получиться иерархическая структура бизнес-процессов, которая будет классифицирована по приоритету.

Шаг 4 - Ранжировать бизнес-процессы

По результатам предыдущего этапа был создан перечень-реестр процессов. Теперь важно определить, что критично для бизнеса, а что второстепенно.

Важно экспертно определить метрику или набор показателей, которые будут использованы для приоритизации документирования бизнес-процессов.

Такими показателями могут быть:

• среднее количество запущенных экземпляров бизнес-процесса;
• степень критичности операций для основной деятельности;
• количество несоответствий или замечаний к результатам работ;
• стоимость процесса.

Это позволит организованно идти по утвержденному перечню, и рационально использовать ресурсы на внутренних или внешних специалистов для следующих фаз.

Шаг 5 - Описать бизнес-процессы

Далее требуется описать текущие бизнес-процессы графическим или текстовым способом. Данный шаг является самым трудоемким и занимает от 1 до 3 месяцев, так как требует детального обследования каждого процесса.

Для выполнения этого шага используйте специализированное программное обеспечение - Business Studio. Программный продукт обладает необходимым функционалом и в разы сокращает время разработки документации. 

Наиболее удобной для восприятия и понятной для участников является нотация моделирования BPMN, которая подходит для целей проведения дальнейшей автоматизации и по моим наблюдениям регулярно используется. Важно отметить, что для данной фазы желательно разработать документ «Соглашение о моделировании», который позволит получить единообразные результаты описания на выходе.

Разработка моделей процессов и карт процессов «как есть» является отправной точкой для оптимизации, хотя по результатам опроса, 54% бизнес-аналитиков пропускают этот этап и сразу переходят к следующему, без возможности оценки было-стало.

Шаг 6 - Оптимизировать бизнес-процессы

На этой фазе проводится ревизия описанных процессов, осуществляется реинжиниринг, то есть полный пересмотр структуры и последовательности выполнения операций.

В качестве методов оптимизации могут быть использованы базовые способы, такие как:

• параллельное выполнение операций;
• уменьшение входов и выходов бизнес-процесса;
• улучшение форм сбора и передачи информации;
• устранение временных разрывов.

При недостаточности перечисленных подходов допускается применение комплексных способов:

• функционально-стоимостной анализ (ФСА);
• пооперационная калькуляция себестоимости (Activity Based Costing).

Шаг 7 - Разработать регламенты процессов

На этом шаге проводится разработка процессных регламентов, создание функциональных регламентов можно отложить до момента, когда созреет понимание в необходимости.

Создается внутренний стандарт по разработке регламентов, в котором прописываются основные требования к формализации и управлению внутренними нормативными документами.

Участники рабочей группы вместе с представителями функциональных подразделений проводят последовательную разработку ВНД, с последующим согласованием и утверждением.

Регламенты и нормативные документы создаются людьми для людей, поэтому пишутся на простом и понятном для восприятия языке, не в ущерб целевому предназначению.

Шаг 8 - Внедрить и апробировать обновленные бизнес-процессы

Последний этап, от которого зависит отдача предыдущих усилий – внедрение модифицированных процессов.

Чтобы данный этап прошел гладко и быстро, требуется вовлекать сотрудников начиная с п. 5, иначе возникнет сопротивление изменениям устоявшихся процессов, и процедура может сильно затянуться во времени, превратиться в саботирование нововведений.

Применение подхода Win-Win, позволяет участникам получить пользу от проводимых мероприятий. Руководство компании и лидер проекта должны донести ценность модифицированных процессов, обучать и консультировать основных участников, оперативно реагировать на вопросы сотрудников и, при необходимости, корректировать регламенты.

Завершающим этапом систематизации бизнес-процессов является автоматизация. В перечне мог быть Шаг 9, посвященный переносу процессов в ИТ-системы, но это тема отдельной публикации.

Итоги

Выполнение этого комплекса действий позволяет добиться положительных изменений в операционной работе компании. Это фундамент, на котором основывается дальнейшее организационное развитие и автоматизация бизнеса.

Инвестиция ресурсов на структуризацию бизнес-процессов дает стабильную и контролируемую бизнес-систему, которая:

• делает прозрачной и понятной работу персонала;
• разгружает руководителей от решения операционных задач;
• повышает стоимость предприятия для собственников;
• обеспечивает развитие и масштабирование компании в долгосрочной перспективе.

Чтобы решить задачу по систематизации процессов предприятия обратитесь к сертифицированному консультанту по бизнес-процессам.